לא פשוט לנהל עסק בימנו, גם אם הוא נחשב לעסק קטן או בינוני. בדרך כלל לא יהיו לנו המשאבים לתת לאדם אחר לנהל את העסק, ולעיתים קרובות גם לא יהיו לנו את כל הכלים לעשות זאת בעצמנו, אבל איך בכל זאת ניתן לשפר את ניהול העסק, צעד אחד צעד? הכנו עבורך כמה טיפים שיסייעו.
הכירו את העסק
אי אפשר לנהל עסק מבלי להכיר אותו לעומק. כל בעל עסק חייב להכיר את האספקטים השונים המרכיבים את העסק ואת התהליכים השונים בו. על בעל העסק להכיר לעומק את העובדים, את מה שתפקידם מצריך מהם, הוא צריך להכיר את הספקים ואת העלויות של כל פרט ופרט בעסק – החל מרכישת חומרי גלם וכלה במחיר השכירות שהוא משלם עבור העסק ושירותי התקשורת והמחשוב שהוא מחזיק. עליו להכיר את העסק ברמת המיקרו והמקרו גם יחד, ולהכיר את המקומות בהם אולי ניתן לחסוך כסף, למשל בצמצום הוצאות שוטפות שאינן נחוצות והימנעות מהעסקה מיותרת של עובדים.
הקפידו על סדר וארגון
עסק לא ניתן לנהל בבלגן, ובוודאי שלא ניתן לנהל אותו היטב אם לא שומרים בו על הסדר. הניהול המוקפד יסייע להשיג תוצאות של הצלחה עבור העסק, הוא כולל את האחריות לעמידה בתקציבים ברורים וקבועים מראש, הקפדה על שימוש מושכל בכוח אדם, ניהול ממוחשב של העסק תוך שימוש בכלים דיגיטליים שונים לניהול, למשל של ניהול חשבוניות, והקפדה על ניהול המלאי.
תוכנות לניהול העסק
אנחנו חיים בעידן דיגיטלי בו נעשה שימוש תדיר במערכות שונות לניהול עסקים בכל סדר גודל. היום אחד מהכלים הללו הוא של תוכנות CRM להנהלת החשבונות מהן ניתן לקבל תמונה עדכנית ועכשווית של מצב העסק. לתוכנות אלה תכונות יעילות רבות המסייעות לשמור מידע רב על העסק ועל הלקוחות, דבר המאפשר לשלוף את הנתונים הללו במהירות, להיות יעילים בתהליכי העבודה הפנימיים אך גם מול הלקוחות. הממשק הנו יעיל ונוח, והוא ממזג את כל הפרטים הקשורים לעסק במקשה אחת דיגיטלית.
שירות הנהלת חשבונות
אין ספק שאחד האתגרים הגדולים של עסקים בכל סדר גודל טמון בניהול החשבונות בו. הנהלת החשבונות תקבע במידה רבה כיצד העסק יתנהל, בטווח הקצר והארוך, תוך מתן תשומת לב מתמדת לבעיות שונות שצצות בדרך, כמו מאזן שלילי או בעיות בניהול התקציבי. כמו כן, ניהול החשבונות כולל את כל השירותים המקצועיים הקשורים לכסף בעסק – דיווח בזמן הנכון לרשויות המס, ייעוץ מס, ניהול השכר לעובדים, ניהול הספרים של העסק, טיפול בנושאים כמו החזרי מס ועוד.
נשאלת אם כן השאלה איך לנהל חשבונות נכון? ובכן, בדרך כלל הבחירה באיש המקצוע המתאים תעשה את העבודה נאמנה. סדר הגודל של העסק יהיה זה שיכתיב האם יש צורך ברואה חשבון קבוע במשרה מלאה בעסק עצמו, או האם השירות יישכר מחברה חיצונית המספקת את השירותים לעסקים בינוניים וקטנים. בכל מקרה רצוי להיות מלווים על ידי אנשי מקצוע, כדי להוריד את נטל ההתעסקות עם נושא החשבונות וכמובן כדי להבטיח שניהול החשבונות נעשה על הצד הטוב ביותר.
