9 כללי אצבע למנהלי רכש בעת פרסום בקשות לקבלת הצעות מחיר

כל מי שמתעסק בתחום קניינות, רכש ולוגיסטיקה  יודע שבהתאם לחוק חובת מכרזים והתקנות שהוצאו מכוחו, על "גוף ציבורי" מוטלת החובה להתקשר בחוזה לביצוע עסקה על-פי מכרז פומבי, המאפשר לכל גורם הזדמנות שווה להתמודד בו. 

לבנת קיזנר - מנכ"ל המכללה העסק ו04/02/2019

(צילום: כפיר זיו)

לעיתים גם מנהלי רכש בגופים שאינם ציבוריים מעוניינים לצאת לתהליך "מעין מכרז", על מנת לבחון את כל ההצעות העומדות על הפרק ולקבל החלטה על בסיס ההצעה המתאימה ביותר.

ארגון המחליט לצאת למעין מכרז זה,  על אספקת מוצר או שירות צריך לקחת בחשבון כי במהלך קבלת הצעות מספקים שונים, עלולות לצוץ בעיות הדורשות תשומת לב מיוחדת.

אז החלטנו לחשוף בפניכם מספר כללים חשובים הנלמדים במסגרת קורסי ההכשרה המקצועיים בתחום קניינות, רכש ולוגיסטיקה של המכללה העסקית , שחשוב לקחת בחשבון בעת פרסום מכרז מעין זה, בכדי לתת הזדמנות אמתית ושווה לכולם :

1. הארכות זמן או שינויים במכרז - שינויים למכרז המקורי צריכים להישלח לכל המתמודדים באופן מסודר ובהקדם האפשרי . כמו כן, אם ספק מקבל הארכת זמן לענות למכרז, יש ליידע את כל המשתתפים שגם הם זכאים להארכת זמן דומה. 

2. הצעות מאוחרות (ללא הארכת זמן) - מנהלי הרכש חייבים לפרסם את מדיניות הארגון ביחס להצעות מחיר שהוגשו באיחור למכרז. אחד הצעדים המקובלים הוא דחייה של ההצעה שהוגשה לא בזמן והחזרת המעטפה לשולח כשהיא סגורה.   

3. הצעות הכוללות שגיאות, אי סדרים או השמטות - אם ספק מזהה שגיאה בהגשת המכרז, יש לאפשר לו בדרך כלל לבטל או למשוך את ההצעה.

4. אם הארגון בודק את הצעות המחיר של המציעים ועולה בעצמו על שגיאה, אי סדרים או ההשמטה על הארגון לפנות לספק לצורך אישור המידע המופיע בהצעתו למכרז כפי שהוגש. אם הספק מאשר שאכן מדובר בטעות , צריך לאפשר לו למשוך את הצעתו או לבטלה. על הארגון הרוכש לברר כל מידע לא ברור או קשה להבנה, לפני הניתוח הסופי של הצעות המתמודדים וקבלת ההחלטה על הזוכה .

5. ניגוד אינטרסים -  התנהלות אתית בסיסית מחייבת  כי מי שנמצא בעמדת כוח בארגון ויש לו קשר עם אחד הספקים, לא יחזיק בתפקיד כלשהו הקשור למכרז, בעת בחירת הספק הזוכה. כל ניגוד אינטרסים, צריך להיות מדווח בהתאם למדיניות של הארגון הרוכש.  

6. חשיפת מידע אודות הזוכה במכרז  - ספקים שלא זכו במכרז זכאים להסבר הגיוני מדוע לא זכו ויש לכבד אותם בהתאם. מאידך,  מנהלי הרכש צריכים להיזהר לא לחשוף את כל המידע הכלול בהצעות, אלא אם ההצעות כוללות מידע שחשיפתו מחויבת על פי חוק . הסיבה לכך היא שמידע כללי שניתן לספק יעזור לו לעמוד בדרישות הארגון בהגשת ההצעה הבאה. במכרזים של המגזר הציבורי , ספק או מועמד להיות ספק, שאינו מסכים עם החלטת הארגון, יכול להגיש ערעור ולבקש סקירה אדמיניסטרטיבית של הפעילות או ההחלטה. 

7. סודיות ואבטחת מידע - יש לשמור על המכרזים וההצעות של המתמודדים בסביבה מאובטחת, שתמנע גישה לא מאושרת. כמו כן, אין לחלוק מידע חסוי על ספק כלשהו עם גורמים שאינם רלוונטיים למכרז.

8. הצעות חלופיות - לעיתים קרובות ספקים מציעים עבודה (שירותים או מוצרים) השונה ממה שצוין במכרז. לעיתים קרובות להצעות אלו יש ערך רב לארגון ולכן במקרים בהם מקבלים הצעות חלופיות חשוב שלארגון הרוכש תהיה מדיניות מוקדמת באם ואיך לשקול הצעות כאלו.

9. פרסום הזוכה -  כאשר המכרז מוענק והחוזה נחתם, מומלץ כי הארגון יכין מדיניות סדורה לפרסום שם הזוכה לכל המציעים. בפרויקטים מסוימים יתכן כי יהיה גם צורך להודיע ללקוחות הארגון אודות הספק הזוכה . כל ארגון שהינו צד שלישי לעסקה באופן כלשהו צריך גם הוא לקבל הודעה על הזוכה באופן המהיר ביותר.

10. נהלים לביטול המכרז -  אם הארגון הרוכש מחליט לבטל מכרז, שכבר הוכרז ונמצא בתהליך, יש להודיע על כך לכל המשתתפים במכרז בכתב ובהקדם האפשרי.

שיהיה לכם בהצלחה!

 

**הכותבת היא מנכ"ל המכללה העסקית של לשכת המסחר ת"א והמרכז. המכללה העסקית, עם מעל  40 שנות ניסיון, מציעה מגוון רחב של קורסי מקצוע והעשרה  בתחום רכש וקניינות, לוגיסטיקה ומחסנים,  עיצוב וניהול הפקת אירועים , ניהול כללי, ניהול פרויקטים, יעוץ עסקי, סחר בינ"ל, רכש ולוגיסטיקה, שיווק ומכירות, חשבונאות וכספים  .

 

 

 

+ הוסף תגובה לכתבה    גירסה להדפסה    שלח לחבר

תגובות הגולשים

    לא קיימות תגובות לכתבה.

Fatal error: Call to undefined function: json_decode() in /home/virtual/datili/public_html/main/functions.php on line 49